Lietvedības kārtošanas noteikumi
Apstiprināts ar Biedrības
Valdes lēmumu 2024. gada 15. aprīlī
Biedrības “Resursu centrs ”Sinoparks””
Lietvedības kārtība.
- Vispārīgie noteikumi
1.1. Lietvedības kārtība nosaka dokumentu saņemšanas, sagatavošanas, reģistrēšanas, aprites, kārtošanas, glabāšanas un pieejamības pamatprincipus biedrībā “Resursu centrs Sinoparks” (turpmāk – Biedrība).
1.2. Lietvedības mērķis ir nodrošināt Biedrības dokumentu sistemātisku, pārskatāmu un drošu apriti un saglabāšanu.
1.3. Biedrība lietvedību organizē atbilstoši tās darbības veidam un apjomam, ievērojot normatīvo aktu prasības.
1.4. Lietvedības organizēšanā tiek izmantoti papīra un elektroniskie dokumenti.
- Dokumentu saņemšana un nosūtīšana
2.1. Biedrība dokumentus saņem elektroniski, pa pastu, klātienē vai citā atbilstošā veidā.
2.2. Saņemtie dokumenti tiek izvērtēti un, ja nepieciešams, reģistrēti un nodoti izskatīšanai atbildīgajai personai vai Biedrības valdei.
2.3. Dokumenti, kuriem nepieciešama atbilde vai konkrēta rīcība, tiek nodoti attiecīgajai personai uzdevuma izpildei.
2.4. Nosūtāmie dokumenti tiek sagatavoti un nosūtīti adresātam elektroniski, pa pastu vai citā atbilstošā veidā.
2.5. Biedrība nodrošina būtiskas dokumentu aprites informācijas saglabāšanu atbilstoši dokumentu uzskaites un glabāšanas prasībām.
- Dokumentu reģistrēšana un uzskaite
3.1. Biedrības dokumentu uzskaite un kārtošana tiek veikta saskaņā ar Biedrības izstrādāto un apstiprināto lietu nomenklatūru.
3.2. Lietu nomenklatūra nosaka dokumentu grupas, to indeksus un dokumentu glabāšanas termiņus.
3.3. Saņemtie, nosūtītie un Biedrības darbības rezultātā sagatavotie dokumenti tiek sistematizēti un ievietoti attiecīgajās lietās atbilstoši lietu nomenklatūrā noteiktajam.
3.4. Dokumentiem, kuriem nepieciešama turpmāka rīcība, tiek nodrošināta to izpildes un ar izpildi saistīto dokumentu saglabāšana.
3.5. Ja Biedrības darbības gaitā rodas jauns dokumentu veids, kas nav paredzēts lietu nomenklatūrā, nepieciešamības gadījumā lietu nomenklatūra tiek papildināta vai aktualizēta.
- Valdes dokumenti
4.1. Biedrības valdes sēdes tiek dokumentētas ar protokoliem.
4.2. Biedrības valdes lēmumi tiek noformēti rakstveidā vai citā normatīvajiem aktiem atbilstošā veidā.
4.3. Valdes sēžu protokoli, lēmumi un citi ar valdes darbību saistīti dokumenti tiek kārtoti un glabāti atbilstoši lietu nomenklatūrai.
4.4. Valdes dokumentos, ciktāl tas nepieciešams, norāda pieņemtā lēmuma būtību, datumu, atbildīgo personu un turpmāko rīcību.
- Iesniegumi, vēstules un atbildes
5.1. Biedrībai adresētie iesniegumi, vēstules un citi dokumenti tiek saņemti, izskatīti un, ja nepieciešams, reģistrēti.
5.2. Ja saņemtajam dokumentam nepieciešama atbilde vai rīcība, Biedrība nodrošina tā izskatīšanu un atbildes sagatavošanu.
5.3. Saistītie dokumenti tiek saglabāti kopā vai sasaistīti tā, lai būtu iespējams izsekot jautājuma izskatīšanai.
- Elektroniskie dokumenti
6.1. Biedrība dokumentu apritē izmanto elektronisko pastu un citus elektroniskās saziņas līdzekļus.
6.2. Elektroniskie dokumenti tiek saglabāti atbilstoši to nozīmei un kārtoti saskaņā ar lietu nomenklatūru.
6.3. Būtiski elektroniskie dokumenti tiek saglabāti tā, lai tie būtu pieejami turpmākai izmantošanai un nepieciešamības gadījumā būtu iespējams noteikt to izcelsmi un saturu.
6.4. Biedrība, ciktāl iespējams, nodrošina būtisku elektronisko dokumentu rezerves kopiju saglabāšanu.
- Dokumentu glabāšana
7.1. Dokumenti tiek glabāti atbilstoši lietu nomenklatūrā noteiktajiem glabāšanas termiņiem un normatīvo aktu prasībām.
7.2. Papīra dokumenti tiek glabāti tiem paredzētās mapēs vai citā piemērotā veidā.
7.3. Elektroniskie dokumenti tiek glabāti strukturētā elektroniskā mapju vai dokumentu sistēmā.
7.4. Dokumenti tiek glabāti tā, lai tie būtu aizsargāti pret nozaudēšanu, bojāšanu un neatļautu piekļuvi.
7.5. Pēc glabāšanas termiņa beigām dokumentu turpmākā glabāšana vai iznīcināšana tiek veikta atbilstoši piemērojamām prasībām.
- Dokumentu pieejamība un konfidencialitāte
8.1. Biedrības dokumenti ir pieejami personām, kurām tie nepieciešami Biedrības darbības nodrošināšanai.
8.2. Dokumentiem, kas satur personas datus vai citu ierobežotas pieejamības informāciju, piekļuve tiek nodrošināta tikai atbilstoši nepieciešamībai un tiesiskajam pamatam.
8.3. Biedrība, publiskojot dokumentus savā mājaslapā vai citos publiskos informācijas kanālos, ievēro personas datu aizsardzības un citas piemērojamās prasības.
8.4. Neizpaužama vai ierobežotas pieejamības informācija netiek izpausta personām, kurām nav tiesību to saņemt.
- Atbildība par lietvedības organizēšanu
9.1. Par lietvedības organizēšanu un dokumentu kārtību atbild Biedrības valde vai tās norīkota persona.
9.2. Personas, kuras Biedrības vārdā sagatavo, saņem, reģistrē vai kārto dokumentus, ir atbildīgas par to pienācīgu noformēšanu, saglabāšanu un nodošanu glabāšanai.
9.3. Biedrības valde nepieciešamības gadījumā pārrauga lietvedības kārtības ievērošanu un nodrošina tās aktualizēšanu.
- Noslēguma noteikumi
10.1. Lietvedības kārtība stājas spēkā ar tās apstiprināšanu Biedrības valdes lēmumā.
10.2. Lietvedības kārtību pārskata un nepieciešamības gadījumā aktualizē Biedrības valde.
10.3. Jautājumos, kas nav noteikti šajā kārtībā, Biedrība rīkojas saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem.
10.4. Lietvedības kārtība ir Biedrības iekšējais organizatoriskais dokuments.